Creación base de datos de clientes.
Experiencia del cliente.
Actualmente, los negocios se enfrentan al reto de registrar y gestionar los datos de su clientela, con la finalidad de lograr una mejora de la eficiencia operativa, potenciar las estrategias de marketing o adaptar sus servicios. En este sentido, la creación de bases de datos de clientes puede ser una herramienta beneficiosa para explotaciones agrarias y pymes rurales.
Esta solución, hace referencia a la utilidad de tener un registro de los clientes de tu negocio, con los datos que les caracterizan y que te permiten la búsqueda, modificación y actualización de los mismos conforme vas trabajando con ellos.
Dependiendo de la información que recojas, te permitirá, entre otros, personalizar las comunicaciones y enviar ofertas a los clientes según sus preferencias y necesidades.
En definitiva, extraer datos de tus clientes y tenerlos todos en un mismo lugar ayuda a dividir y clasificar a los clientes en grupos específicos basados en diferentes criterios (ubicación, historial de compras, etc.) para distintas estrategias de venta o simplemente para llevar un registro histórico de interacciones.
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal es la implementación de tecnología para mejorar la eficiencia en la gestión y tratamiento de datos de clientes. Por otro lado:
Eficiencia
Entenderás mejor las necesidades y preferencias de tus clientes, creando ofertas de valor para los diferentes tipos de clientes, ya que los clientes suelen presentar patrones de compra que se prolongan en el tiempo.
Toma de decisiones
Analizarás a tu clientela, lo que te permitirá tomar decisiones y crear diferentes escenarios de ventas y campañas a partir de información de calidad que has recogido de los clientes.
Reducción de riesgos
Evitarás descuidar relaciones con clientes importantes y que supongan un mayor porcentaje de tus ingresos.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Define y estructura la información que quieres registrar: define qué tipo de información quieres recopilar y determina el objetivo que quieres alcanzar recogiendo datos de clientes, como el nombre, teléfono, direcciones o historial de compras para, posteriormente generar la estructura de la base de datos con tablas formularios o de la herramienta de gestión de clientes.
- Selecciona una herramienta o software: evalúa entre las diferentes opciones de software y elige la más adecuada para ti basándote en presupuesto, facilidad de uso y necesidades específicas.
- ¿Tengo referencias sobre esta herramienta?
- ¿Me llevará mucho tiempo sacarle rendimiento?
- ¿Necesito un número mínimo de clientes para implantarla?
- Recopila los datos de tus clientes: ya sea de los formularios de contacto encuestas pedidos anteriores interacciones entrevista. Ingresa y verifica esos datos en la herramienta que haya seleccionado y verifica que no existan duplicados o errores. Ten en cuenta que en caso de incumplimiento de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, puedes incurrir en multas de hasta 20 millones de euros, dependiendo de:
- Infracciones leves: dentro de estas se encuentran, por ejemplo, no adoptar medidas de seguridad adecuadas. Hasta 10 millones de euros o un 2% del volumen de negocio del año anterior, aplicando el importe más alto de ambos.
- Infracciones graves: dentro de estas se encuentran, por ejemplo, incumplir derechos de terceros o principios básicos de tratamiento de datos. Hasta 20 millones de euros o un 4% del volumen de negocio del año anterior, aplicando el importe más alto de ambos.
- Realiza un mantenimiento y actualización continua de la base de datos para asegurar la calidad de tu base.
- Utiliza tu base de datos: divide la base en segmentos para realizar futuras campañas de marketing dirigidas a esos segmentos específicos. También puedes utilizar la información para personalizar las comunicaciones y ofertas que realizas a tus clientes.
Ten en cuenta que existen una serie de pasos necesarios antes de utilizar los datos de tus clientes para generar una base de datos. De hecho, deberás:
- Conocer la legislación aplicable.
- Obtener el consentimiento de los clientes.
- Implementar medidas de seguridad.
- Garantizar los derechos de los clientes.
- Registrar la base de datos en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Formación
Lleva a cabo la capacitación del personal responsable para utilizar las bases de datos y tratar la información de los clientes.
Normativas
Cumple con lo dispuesto en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Infraestructura
Logra tener en tu negocio una conexión a internet y a dispositivos electrónicos con la capacidad de utilizar herramientas de bases de datos.
Personalización
Adapta las herramientas o bases de datos de gestión de clientes al funcionamiento de tu explotación agraria o pyme rural según la información que pienses que pueda ser más relevante para tu negocio.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en la que la creación de bases de datos de clientes puede impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación agraria o pyme del medio rural, te dejamos algunos recursos de interés:
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Qué información debe incluir una base de datos de clientes? Cada base de datos puede ser distinta, pero de forma general debe incluir información básica y relevante como:
- Nombre del cliente.
- Información de contacto (teléfono, correo electrónico).
- Dirección.
- Historial de productos adquiridos.
- Preferencias y comportamientos de compra.
- Fecha de la última compra o adquisición.
- Comentarios y retroalimentación del cliente.
Ten en cuenta que esto son solo algunos campos a modo ejemplo, realmente deberás reflexionar sobre los campos a los que darás más utilidad.
2. ¿Cómo se puede recopilar la información para la base de datos de clientes? La información puede recopilarse de varias maneras, tales como: formularios de registro en línea o en tienda, encuestas y feedback de clientes, historial de transacciones y compras, redes sociales y campañas de marketing y contactos directos y reuniones con clientes. Ten en cuenta que en caso de incumplimiento de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, puedes incurrir en multas de hasta 20 millones de euros, dependiendo de:
- Infracciones leves: dentro de estas se encuentran, por ejemplo, no adoptar medidas de seguridad adecuadas. Hasta 10 millones de euros o un 2% del volumen de negocio del año anterior, aplicando el importe más alto de ambos.
- Infracciones graves: dentro de estas se encuentran, por ejemplo, incumplir derechos de terceros o principios básicos de tratamiento de datos. Hasta 20 millones de euros o un 4% del volumen de negocio del año anterior, aplicando el importe más alto de ambos.
3. ¿Cómo se mantiene actualizada la base de datos de clientes? La base de datos debe actualizarse regularmente para asegurar la precisión y relevancia de la información. Esto implica un revisión y actualización periódica de los datos, solicitar confirmaciones o actualizaciones de los datos de los clientes e integrar la base con sistemas de punto de venta (POS) o software que actualicen automáticamente la información.
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