Herramientas de gestión de proyectos empresariales.
Organización, comunicación y talento.
En el día a día de cualquier negocio, puedes enfrentarte a numerosos desafíos relacionados con la organización, seguimiento y ejecución de proyectos. La falta de coordinación, los retrasos en las tareas y una mala comunicación pueden dificultar el progreso y afectar negativamente a los resultados.
En el campo, dentro del sector agrario y en definitiva en cualquier ambiente rural, las empresas y los proyectos funcionan de la misma manera, requiriéndose cada vez más el apoyo de herramientas digitales para lograr el éxito.
¿Pero qué es un proyecto? Debes entender proyecto como cualquier actividad constante que te genera trabajo durante una duración determinada y que involucra la interacción de varias partes y la ejecución de varias líneas de trabajo.
Así como ejemplo, la temporada de recogida se puede entender como un proyecto, donde se busca un objetivo, se mide el avance del mismo, se utilizan unos recursos y se espera una finalización en un tiempo determinado.
El uso de estas herramientas te permitirá planificar, supervisar, coordinar y optimizar cada fase a realizar de manera rápida y sencilla. Te dará la opción de tener un espacio centralizado donde todos los participantes puedan acceder, crear calendarios detallados para tareas como la siembra y la cosecha, asignar responsabilidades a los miembros del equipo y ver el progreso en tiempo real. Además, podrás registrar tareas importantes de tu explotación agraria o pyme rural, como el riego y el uso de fertilizantes, asegurando una gestión eficiente y productiva de cada una.
En definitiva, emplear herramientas digitales mejorará la forma en que gestionas tus proyectos y actividades, aumentando la eficiencia y la colaboración en tus equipos.
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal es mejorar la planificación, ejecución y seguimiento de proyectos mediante herramientas digitales, garantizando que finalicen correctamente, dentro del presupuesto y en el tiempo previsto. Por otro lado:
Roles y responsabilidades
Organizarás y centralizarás todas las tareas, plazos y recursos en un solo lugar, garantizando que todos los miembros del equipo estén al tanto de sus responsabilidades y roles.
Progreso
Obtendrás datos sobre el rendimiento del proyecto, identificando áreas de mejora y optimizando procesos futuros.
Agilidad
Automatizarás tareas rutinarias y repetitivas, ahorrando tiempo y permitiendo que el equipo se concentre en otros aspectos más importantes.
Recursos financieros
Evitarás la sobrecarga o falta de recursos mediante una buena planificación y asignación, y facilitarás el seguimiento de los gastos y la gestión del presupuesto.
Visibilidad
Obtendrás un seguimiento en tiempo real del progreso del proyecto, permitiendo al equipo monitorizar y actualizar el estado de cada tarea en cualquier momento.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Define tus objetivos y necesidades: analiza la situación de tu negocio, y las necesidades que buscas resolver. Además, debes identificar la información que deseas centralizar, el número de proyectos a gestionar, y las personas involucradas.
- ¿Qué información necesito centralizar?
- ¿Cuántos proyectos o tareas debo gestionar? (siembra, cosecha, mantenimiento de equipos, etc.)
- ¿Qué problemas quiero resolver en la organización y ejecución de mis proyectos?
Por ejemplo, si tu negocio se basa en la realización de quesos artesanales con la leche que obtienes de tus cabras, deberás tener en cuenta el volumen de queso que puedes fabricar con los litros obtenidos, cuántos litros obtienes de media por cada animal, tus canales de venta, tus clientes potenciales, etc.
- Evalúa las opciones y proveedores: compara las diferentes alternativas en función de factores como la capacidad de automatización, las funciones de colaboración o la gestión de tareas.
Existen diferentes tipos de herramientas, diseñadas para diferentes necesidades.
- Las herramientas de gestión de tareas, para proyectos a menor escala, y otras con funciones más avanzadas.
- Herramientas para la mejora de la comunicación, la gestión de recursos o metodologías concretas.
- Crea un plan de implementación: antes de implementar las herramientas, establece los roles y responsabilidades de tu equipo, así como el alcance y las fases del proyecto. Además, deberás comprobar que la herramienta sea compatible con otros sistemas que ya tengas implementados y que se adapte a la manera de trabajar de tu negocio.
- Configura la herramienta: deberás importar los datos históricos más relevantes y crear los perfiles de usuarios para cada participante del proyecto, estableciendo sus roles y responsabilidades.
- Capacita a los usuarios: proporciona recursos y guías de uso adaptados a la función de cada participante en el proyecto y su nivel de competencias digitales.
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Formación
Adapta los recursos formativos acerca de la herramienta según la función de los participantes en el proyecto y su nivel en competencias digitales.
Conectividad
Proporciona acceso a una conexión wifi-segura y estable que pueda compatibilizarse con la nube.
Permisos
Compra o suscribe licencias, y crea permisos según tipos de usuarios.
Infraestructuras
Asegúrate de tener los dispositivos electrónicos necesarios, como ordenadores o portátiles, desde los que gestionar la herramienta.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en la que las herramientas de gestión de proyectos empresariales pueden impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación/pyme, te dejamos algunos recursos de interés:
- Savia Proyectos y Mantenimiento como caso de éxito de la automatización de procesos: empresa cuenta cómo comenzó su proceso de transformación digital y las acciones que pusieron en marcha, como la automatización de procesos, que les ayudaron a reducir costes y mejorar la productividad, haciendo crecer su negocio: Link
- La importancia del ERP en la automatización de procesos: centraliza la gestión de tu comercio agilizando el trabajo mediante la automatización de procesos: Link
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.
- TICCámaras: ayuda económica de las Cámaras de Comercio para potenciar la transformación digital en pymes. Infórmate sobre la convocatoria de tu provincia: Link
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Qué se considera un proyecto para el sector agrario? Dependiendo cuál sea tu actividad pueden ser, por ejemplo, la temporada de cosecha y posterior venta de los cultivos, si tienes una explotación agrícola o, la venta de la leche de tus vacas, si tienes una explotación ganadera, entre otros.
- ¿Cómo puedo seleccionar la herramienta más adecuada para mi equipo? Las herramientas varían según sus funcionalidades. Considera qué características ayudan a resolver tus problemas, como: gestión de tareas, colaboración en equipo, seguimiento de plazos y calendario, personalización de flujos de trabajo, gestión de recursos, etc.
- ¿Puedo monitorizar y evaluar el progreso de mis proyectos? Este tipo de herramientas te permiten ver el estado de las tareas y cumplimiento de plazos mediante paneles de control y reportes, de manera centralizada.
- ¿Debo tener en cuenta costes adicionales? Sí, puedes considerar posibles costes adicionales como licencias para funcionalidades avanzadas, actualizaciones periódicas del software, y posiblemente, servicios de soporte técnico especializado para garantizar un funcionamiento óptimo y resolver problemas técnicos que puedan surgir.
- ¿Es posible realizar un seguimiento detallado del tiempo dedicado a cada tarea? Sí, la herramienta permite registrar y monitorizar las horas dedicadas a cada actividad y por cada usuario, para evaluar el rendimiento del equipo.
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