Buzones o espacios digitales de resolución de dudas a empleados.
Organización, comunicación y talento.
En el día a día de cualquier explotación o pyme rural, los trabajadores se enfrentan a preguntas y problemas que necesitan respuestas rápidas y efectivas. Sin embargo, este proceso se dificulta si no proporcionas un canal adecuado para plantearlos.
Ante esto, los buzones o espacios digitales se adaptan a tus necesidades. Esta solución proporciona un medio centralizado y accesible para que tus trabajadores planteen sus preguntas, recibiendo respuestas claras y precisas por parte del receptor que se requiera.
Al fin y al cabo, podrás abrir un canal de colaboración directo entre trabajadores, formalizando comunicaciones y permitiendo realizar consultas de manera sencilla y rápida.
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal es mejorar la comunicación interna y satisfacción del personal mediante un canal digital eficiente y centralizado que permita plantear y resolver sus dudas al instante. Por otro lado:
Eficiencia
Aumentarás la eficiencia ya que los trabajadores podrán gestionar y priorizar las consultas de manera centralizada.
Usabilidad
Proporcionarás una plataforma fácil e intuitiva que permitirá a tus trabajadores utilizarla de manera efectiva desde múltiples dispositivos y ubicaciones.
Colaboración
Fomentarás la colaboración entre departamentos y equipos ya que las respuestas y soluciones se podrán compartir y consultar desde diferentes direcciones.
Toma de decisiones
Mejorarás la toma de decisiones con acceso a información precisa y actualizada, proveniente de las preguntas almacenadas y categorizadas.
Agilidad
Reducirás el tiempo dedicado a la búsqueda de información y la espera de respuestas, por lo que mejorarás la productividad de tus trabajadores.
Reducción de riesgos
Reducirás errores al proporcionar respuestas precisas y centralizadas, eliminando malentendidos e incertidumbre.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Analiza las necesidades de tus empleados: realiza una breve encuesta al personal para entender las principales dudas y problemas, e identifica las áreas donde existe más incertidumbre.
- ¿Qué mejorarías de la empresa?
- ¿Te sientes cómodo en tu puesto de trabajo?
- ¿Hay algún área específica sobre la que te gustaría recibir ayuda?
Además, deberás verificar si los trabajadores cuentan con dispositivos con conexión a internet para permitir la instalación de la correspondiente plataforma.
- Selecciona una plataforma: investiga las plataformas que puedan servir como canal de consultas para tus trabajadores.
Puedes investigar opciones simples, como formularios online o aplicaciones de mensajería, u otras más avanzadas, como las plataformas de gestión de conocimiento o de colaboración interna. - Define y configura el buzón o espacio digital: define si requieres de un buzón unidireccional o un espacio más colaborativo, y determina quiénes pueden enviar preguntas, quiénes podrán verlas y quiénes responderlas. Además, categoriza las preguntas por temáticas o departamentos, y plantea la posibilidad de crear espacios específicos para cada una.
- Establece protocolos de respuesta: define un proceso estándar para gestionar y responder preguntas, incluyendo tiempos y responsables asignados, y desarrolla plantillas y guías de respuesta.
- Planifica el lanzamiento: proporciona materiales de apoyo, guías de uso, y capacitación general acerca de la herramienta para tus trabajadores. Asegúrate de que el personal comprende el propósito, beneficios y funcionamiento del buzón.
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Formación
Capacitación del personal en el uso y gestión de la nueva plataforma mediante manuales o materiales de apoyo.
Conectividad
Acceso a una conexión wifi segura y de confianza, de la que dependerán factores como la velocidad de carga o la seguridad.
Infraestructuras
Software, formularios, plataformas de mensajería, o programas de gestión del conocimiento que se seleccionen según las necesidades del negocio.
Permisos
Diseño de permisos y accesos según las necesidades y roles del negocio.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en la que los buzones o espacios digitales de resolución de dudas a empleados pueden impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación/pyme, te dejamos algunos recursos de interés:
- Resuelve tus incidencias a distancia con TeamViewer: conoce TeamViewer y cómo te ayuda a solucionar problemas en los dispositivos de tu equipo: Link
- ¿Cómo montar una oficina virtual con el Kit Digital?: gracias al Kit Digital, podrás integrar soluciones interactivas que fomenten la colaboración eficiente entre los trabajadores de tu pyme: Link
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Es necesario asignar personal dedicado a gestionar y responder las consultas? La necesidad de asignar personal depende de un volumen excesivo de consultas y la necesidad de respuestas precisas. Con esta solución, los empleados pueden responder las consultas de manera colaborativa, fomentando el intercambio de conocimientos entre departamentos, roles y puestos.
- ¿Cómo puedo asegurar la accesibilidad del buzón? Las herramientas de chats internos constituyen un espacio intuitivo, de fácil acceso, que permite la creación de grupos o categorías de consultas.
- ¿La solución es escalable? Sí, este tipo de soluciones son escalables, lo que significa que pueden crecer y adaptarse a medida que la empresa evoluciona, agregando nuevas funciones o capacidades según sea necesario para satisfacer las demandas cambiantes.
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