Diseño y creación de directorio interno de empleados.

Organización, comunicación y talento.

EN QUÉ CONSISTE

El correcto funcionamiento de explotaciones agrarias y pymes rurales depende en cierta medida de la comunicación, colaboración e integración de los empleados. Mejorar y agilizar estos procesos puede traer muchas ventajas para tu negocio

Por ello, la solución de crear un directorio interno de empleados propone generar una base de datos con información sobre los empleados de una organización. Al directorio solo pueden acceder los miembros de dicha organización y su finalidad es facilitar la comunicación y colaboración interna.

Al fin y al cabo, la creación de un directorio interno de empleados pretende ayudarte a ti y a tus empleados a estar ordenados y a mejorar la gestión interna que se realiza de los RRHH del negocio.

Además, este directorio que contiene información útil de la empresa y de los empleados no solo es relevante en el ámbito interno, sino que también puede ser de utilidad cuando se requiere hacia fuera.

PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE

El objetivo principal es facilitar y mejorar los procesos de comunicación y colaboración interna de la empresa. Por otro lado:

Eficiencia

Aumentarás la eficiencia en la gestión de tus recursos humanos, contando con un banco de información necesaria y de utilidad para la dirección de tu empresa.

Trazabilidad

Asegurarás que los datos clave de tus empleados y trabajadores queden registrados, permitiéndote su acceso y consulta en los momentos en los que se considere necesario.

Productividad

Obtendrás mejores resultados y aumentarás la productividad, ya que tendrás como responsable del negocio siempre accesible el detalle de tus trabajadores para usarlo en el ámbito interno o externo.

Reducción de errores

Reducirás los errores producidos por fallos o en el registro manual de la información o los datos, o por tener esa información distribuida y no unificada.

CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA

Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:

Define el alcance y recoge los datos: determina qué información quieres incluir en el directorio, es importante seleccionar solo información útil pero que a su vez sea completa. Para recopilar los datos, crea un formulario estándar para todos y asegúrate que todos los empleados lo cumplimentan.
Piensa en incluir datos de contacto, histórico de pagos, información fiscal, nóminas, fechas clave del trabajador en la empresa.
Selecciona la estructura del directorio: define la estructura que mejor te permita disponer de esta información, puedes organizar la información según categorías, departamentos, ubicación, etc.
1. Comienza la implementación técnica y carga de datos: configura y desarrolla la plataforma o aplicación para poder cargar los datos recopilados en el sistema. Una vez cargados, verifica que la información es correcta y accesible.
  Piensa cómo quieres organizar el repositorio, con qué formato te interesa trabajar. Puede ser una estructura sencilla en una hoja de cálculo o quizás emplear herramientas más complejas que te permiten explotar la información.

QUÉ DEBES TENER EN CUENTA

Normativa

Cumple con la normativa de protección de datos regida por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Grado de actuación

Registra periódicamente los datos y modifica los repositorios, esto dependerá de la rotación del personal y de la formación accesoria que complemente el perfil de los trabajadores.

Roles y responsabilidades

Crea roles por niveles para definir y controlar quién accede a la información de los registros.

CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA

Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en la que el diseño y la creación de un directorio interno de empleados puede impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación/pyme, te dejamos algunos recursos de interés:

¿Cómo montar una oficina virtual con el Kit Digital?: Gracias al Kit Digital, podrás integrar en tu negocio soluciones interactivas que fomenten la colaboración eficiente entre los trabajadores de tu pyme. Link

FINANCIACIÓN DISPONIBLE

Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:

Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué desafíos pueden surgir al implementar un directorio interno? Resistencia al cambio al adoptar nuevas herramientas, mantener la precisión puede ser una tarea continua, seguridad de datos para proteger contra accesos no autorizados.
¿Cómo puede un directorio interno mejorar la comunicación en una explotación agraria o pyme rural? Un directorio interno facilita la comunicación al proporcionar acceso rápido a la información de contacto de los empleados. Ayuda a coordinar mejor las tareas diarias, permite resolver problemas de manera más eficiente y mejora la colaboración entre departamentos.
¿Qué tipo de información debo incluir en el directorio? La información dependerá de las necesidades específicas de tu empresa, suele ser útil incluir detalles como nombre, puesto, departamento, contacto, ubicación, etc.
¿Cuánto tiempo puedo tardar en crear un directorio interno de empleados? El tiempo dependerá del tamaño de tu empresa y de la disponibilidad de la información que tengas, aproximadamente:
- Pequeñas empresas (1 – 50 empleados)
  1. Tiempo estimado: 1 – 2 semanas
- Medianas empresas (51 – 250 empleados)
  1. Tiempo estimado: 2 – 4 semanas.

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