Facturación electrónica.
Procesos.
La facturación es uno de los procesos más comunes dentro de tu explotación o pyme rural. Se trata de una tarea que puede llegar a ser muy repetitiva, pero a la vez es muy importante.
A partir de ahora, debido a lo exigido en la Ley 18/2022 y la ley antifraude, es obligatorio el uso de la factura electrónica y el uso de un software especial para evitar el doble uso de factura y contabilidad.
Por eso, es muy importante que, a través del uso de herramientas digitales, adaptes el uso de la factura electrónica a tu explotación/ pyme rural.
Este tipo de factura reemplaza a la factura de papel. Debe cumplir ciertos requisitos como, por ejemplo: debe ser fácil de leer, debe ser auténtica (asegurar que la identidad de quien la emite es correcta) y ser integra y trazable (asegurarte de que no haya sido modificada)
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal es digitalizar el proceso de facturación, permitiendo la integración con otros sistemas de la empresa, proveedores o clientes. Por otro lado:
Cumplimiento normativo
Cumplirás la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, que te obliga a utilizar factura electrónica si tu cliente es una empresa o profesional.
Agilidad
Aumentarás la eficiencia de tu empresa gracias a la automatización y digitalización de esta tarea, lo que te permitirá realizar este proceso en menos tiempo.
Confianza
Podrás garantizar la identidad de quien está obligado a emitir la factura y de quien la envía.
Trazabilidad
Podrás asegurarte de que el documento no ha sufrido modificaciones.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Analiza tu situación: considera si tienes otros sistemas de gestión del negocio para integrar la solución de facturación electrónica con las otras herramientas de las que ya dispongas. Igualmente, decide si quieres emitir facturas en formato estructurado o no estructurado
- Formato estructurado: permiten su generación automática por los sistemas del emisor, así como su tramitación automática por los sistemas del receptor.
- Formato no estructurado: son en formato imagen, por lo que implican un procesamiento manual previo para su procesamiento por parte del receptor.
- Asegúrate de que dispones de un medio que garantice la autenticidad: existen numerosas opciones para garantizar la autenticidad de las facturas electrónicas, aunque te recomendamos el certificado digital por ser la más sencilla.
- ¿Tienes certificado digital? Lo necesitarás para firmar cualquier factura, por lo que es otro de los pasos iniciales que debes abordar. Si no lo tienes, coge cita en alguna de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro existentes en Andalucía, y solicita tu certificado digital.
- Elige la herramienta adecuada: existen gran variedad de soluciones disponibles, tanto de pago como gratuitas, aunque te recomendamos elegir alguna de las herramientas propuestas por el gobierno.
- Realiza pruebas y forma a tus trabajadores: con anterioridad a la total implementación del nuevo software, realiza pruebas a fin de verificar su correcto funcionamiento y proporciona la formación necesaria a tu equipo o a ti mismo para familiarizarte con el funcionamiento de esta nueva herramienta.
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Normativas
Cumple con la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, el Reglamento por el cual se regulan las obligaciones de facturación y la Ley antifraude que obliga a partir del 1 de julio de 2025 a emitir facturas a través de un sistema informático certificado por Hacienda.
Conectividad
Asegúrate que puedes integrar la herramienta de facturación electrónica con otros sistemas de gestión existentes en tu negocio.
Protección de la información
Protege la información con permisos de acceso para evitar que puedan acceder a los datos perfiles no deseados.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en la que la facturación electrónica puede impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación/pyme, te dejamos algunos recursos de interés:
- El Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, a través de su portal facturae.gob.es ofrece información general de utilidad para cualquier empresa que desee conocer acerca de la facturación electrónica. Accede aquí para más información. Link
- La facturación electrónica, en España, está regulada por la Agencia Tributaria. Aquí puedes obtener más información sobre, por ejemplo, la obligatoriedad de la factura electrónica en determinados casos concretos de negocio: Link
- Facturación electrónica: cómo adaptar tu factura electrónica a la nueva normativa. Link
- Cómo hacer una factura electrónica: paso a paso para aprender a hacer una factura electrónica. Link
- A partir del 1 de julio de 2025, será obligatorio usar un software que no permita la facturación y contabilidad de doble uso según las exigencias de la Ley 11 / 2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Link
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente Link
- TICCámaras: ayuda económica de las Cámaras de Comercio para potenciar la transformación digital en pymes. Infórmate sobre la convocatoria de tu provincia: Link
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Qué validez legal tienen las facturas electrónicas? Las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en formato papel, y se tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el mismo plazo previsto en la Ley General Tributaria que las de papel, ya que cumplen con todos los requisitos técnicos y legales establecidos en la legislación vigente:
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
- Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación.
- Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
- Resolución de 10 de Octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
- ¿Qué formato de factura y firma electrónica son admitidos? El formato español admitido por la plataforma es Facturae. (Versiones 3.2,3.2.1 y 3.2.2).
- ¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de facturación electrónica? Las ventajas son evidentes:
- Presentar vía Internet la factura a través del Punto General de Facturas, de forma rápida, sencilla, gratuita, ahorrando gastos y desplazamientos.
- Consultar y conocer vía Internet el estado de la factura de forma rápida, sencilla y gratuita.
- El sistema electrónico ahorra tiempo en la tramitación, conformación, aprobación y pago de la factura, al ser remitida en segundos a la oficina o departamento que deba autorizarla.
- Gestión sin papeles, ahorro del espacio de almacenamiento y sensibilidad con el medio ambiente.
- ¿Quién debe implantar la facturación electrónica? Las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que adoptar la factura electrónica obligatoria antes de finales de 2025.
- ¿Es necesario contar con algún programa concreto para implantar factura electrónica? No es obligatorio contar con ningún programa concreto, con contar con un dispositivo informático es suficiente.
- ¿Quién debe y puede utilizar el Punto General de Facturas electrónicas? FACe es el Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado. A través de este Portal se podrá presentar y consultar el estado de las facturas electrónicas dirigidas a miles de Administraciones Públicas adheridas al sistema.
Este sistema tiene que ser utilizado por los proveedores de la institución en base a la nota informativa de octubre de 2019.
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