FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

EN QUÉ CONSISTE

La facturación es una tarea esencial en cualquier explotación, ya que permite llevar un control preciso de los ingresos, los pagos y el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas y la Ley Antifraude, se ha vuelto obligatorio el uso de la factura electrónica y de un software de facturación certificado para evitar fraudes y garantizar la transparencia en la contabilidad.

La factura electrónica es un documento digital con ventajas adicionales en términos de seguridad y trazabilidad en comparación con la factura tradicional. Para que sea válida, debe cumplir con varios requisitos fundamentales. En primer lugar, debe ser fácil de leer y accesible, garantizando que tanto el emisor como el receptor puedan visualizarla sin restricciones. También debe asegurar la autenticidad del emisor, es decir, que quien la emite realmente es quien dice ser, lo cual se consigue mediante métodos como la firma digital o el certificado electrónico. Además, la factura electrónica debe ser íntegra y trazable, lo que significa que su contenido no puede ser alterado una vez emitida y que se debe poder seguir su historial para evitar manipulaciones o duplicaciones.

La implantación de la factura electrónica en el sector no solo responde a una exigencia legal, sino que también ofrece beneficios como la reducción del uso de papel, la automatización de procesos y una mayor eficiencia en la gestión contable. Con un software adecuado, las explotaciones y pymes rurales podrán adaptarse a la nueva normativa de manera sencilla, asegurando que sus registros sean seguros, precisos y conformes con la ley.

PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE

El objetivo principal es digitalizar el proceso de facturación, permitiendo la integración con otros sistemas de la empresa, proveedores o clientes. Además, es relevante porque:

• Cumplirá la Ley 18/2022, del 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, que le obliga a utilizar factura electrónica si su cliente es una empresa o profesional.
• Aumentará la eficiencia: gracias a la automatización y digitalización de esta tarea, se agiliza la emisión y recepción de facturas y facilita la organización contable, por lo que su empresa será más eficiente, lo que le permitirá realizar este proceso en menos tiempo.
• Tendrá mayor seguridad y control fiscal: La factura electrónica garantiza la autenticidad e integridad de los documentos, ya que están protegidos con firma digital y encriptación, evitando fraudes o alteraciones. Además, al estar registradas en un sistema digital, facilita el cumplimiento de normativas fiscales y permite un mayor control y trazabilidad de las transacciones.

CONOZCA MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA

Si está interesado en acceder a más información sobre la manera en la que la facturación electrónica puede impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de su explotación, le dejamos algunos recursos de interés:

• Portal facturae.gob.es: el Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública, a través de su portal facturae.gob.es ofrece información general de utilidad para cualquier empresa que desee conocer acerca de la facturación electrónica. Link
• Regulación facturación electrónica: en España, está regulada por la Agencia Tributaria. Aquí puede obtener más información, por ejemplo, la obligatoriedad de la factura electrónica en determinados casos concretos de negocio: Link
• Facturación electrónica: cómo adaptar su factura electrónica a la nueva normativa. Link
• Cómo hacer una factura electrónica: paso a paso para aprender a hacer una factura electrónica. Link
• Software obligatorio: A partir del 1 de julio de 2025, será obligatorio usar un software que no permita la facturación y contabilidad de doble uso según las exigencias de la Ley 11 / 2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal. Link

PREGUNTAS FRECUENTES

1. ¿Qué validez legal tienen las facturas electrónicas? Las facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las facturas en formato papel, y se tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el mismo plazo previsto en la Ley General Tributaria que las de papel, ya que cumplen con todos los requisitos técnicos y legales establecidos en la legislación vigente:
   • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
   • Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.
   • Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación.
   • Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas.
   • Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas.
2. ¿Qué formato de factura y firma electrónica son admitidos? El formato español admitido por la plataforma es Facturae. (Versiones 3.2,3.2.1 y 3.2.2).
3. ¿Cuáles son las ventajas de utilizar un sistema de facturación electrónica? Las ventajas son las siguientes:
   • Presentar vía Internet la factura a través del Punto General de Facturas, de forma rápida, sencilla, gratuita, ahorrando gastos y desplazamientos.
   • Consultar y conocer vía Internet el estado de la factura de forma rápida, sencilla y gratuita.
   • El sistema electrónico ahorra tiempo en la tramitación, conformación, aprobación y pago de la factura, al ser remitida en segundos a la oficina o departamento que deba autorizarla.
   • Gestión sin papeles, ahorro del espacio de almacenamiento y sensibilidad con el medio ambiente.
4. ¿Quién debe implantar la facturación electrónica? Las empresas y autónomos que facturen menos de 8 millones tendrán que adoptar la factura electrónica obligatoria antes de finales de 2025.