Herramientas de comunicación entre empleados.
Organización, comunicación y talento.
En cualquier negocio, la comunicación entre trabajadores es esencial para el desarrollo de los diferentes procesos productivos. Así, facilitar de manera fluida esta comunicación es especialmente importante en aquellos negocios donde se trabaja de manera conjunta y en equipo.
Así, las herramientas de comunicación son sistemas y aplicaciones digitales diseñadas con el propósito de facilitar y gestionar las comunicaciones que deban realizar los trabajadores de una explotación agraria o pyme rural. Este tipo de herramientas permiten enviar mensajes, compartir archivos y realizar videollamadas de manera instantánea y fluida.
En este sentido, la solución evita problemas derivados de la falta de comunicación y los costes asociados a una reacción tardía a problemas que puedan ocurrir. Adicionalmente, gracias a la accesibilidad y facilidad de uso de las herramientas, se puede comunicar eficazmente la planificación de actividades y acciones a todos los empleados sin importar el lugar donde se encuentren y en tiempo real.
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal de estas herramientas es facilitar la comunicación instantánea entre empleados a través de medios digitales. Así:
Interoperabilidad
Podrás acceder a la información existente de tu negocio desde cualquier dispositivo siempre que lo necesites.
Confianza
Facilitarás que los miembros de tu negocio puedan comunicarse entre sí, beneficiando así la coordinación y la gestión de las tareas.
Productividad
Proporcionarás acceso rápido y eficiente a información relevante ofrecida por otros trabajadores en tiempo real, eliminando limitaciones geográficas y aumentando la productividad.
Trazabilidad
Podrás garantizar el seguimiento de la información enviada, así como el registro de la misma.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Analiza los métodos actuales de comunicación: analiza cómo se comunican actualmente tus trabajadores e identifica cuáles pueden ser las principales áreas de mejora. Hazte preguntas como:
- ¿Qué métodos de comunicación usamos actualmente? (Correo electrónico, llamadas, reuniones físicas, etc.)
- ¿Cuáles son las principales limitaciones o desafíos de estos métodos?
- ¿Podemos implementar aplicaciones online?
- Investiga las herramientas disponibles: en función de las necesidades que has identificado, evalúa las funciones que ofrecen algunas herramientas y selecciona la que más se ajuste a tu negocio. Por ejemplo:
- Mensajería instantánea.
- Videollamadas
- Envío de archivos.
- Almacenamiento en la nube.
- Selecciona e implementa la herramienta: puedes aprovechar las pruebas gratuitas que ofrecen algunas herramientas para evaluar su funcionamiento. Permite que tus trabajadores opinen sobre su experiencia.
- Proporciona formación: muchas de las herramientas cuentan con manuales de uso o vídeos tutoriales que puedes ofrecer para que tus empleados aprendan a usar la herramienta de manera efectiva.
- Crea perfiles de acceso e integra las herramientas: asegúrate de que las herramientas se integran bien con los dispositivos que se vayan a utilizar y crea los perfiles necesarios para los usuarios.
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Conectividad
Acceso a una conexión Wifi, LAN o cobertura estable y segura para garantizar el correcto funcionamiento de la plataforma.
Gestión del cambio
Capacitación de los empleados mediante manuales de uso, vídeo tutoriales u otros compañeros que sepan utilizar las herramientas.
Permisos
Facilitar acceso a las herramientas a todos los empleados.
Licencias
Creación de usuarios para cada miembro del equipo que vaya a utilizar las herramientas.
Infraestructuras
Dispositivos (ordenadores, portátiles, tablets, smartphones) desde los que se vaya a utilizar las herramientas.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en el que las herramientas de comunicación entre empleados pueden impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación agraria o pyme rural, accede a estos espacios para conocer posibles recursos formativos:
- Creación oficina virtual: gracias al Kit Digital, podrás integrar en tu negocio soluciones interactivas que fomenten la colaboración eficiente entre los trabajadores de tu pyme. Link
- Protege documentos confidenciales a través del cifrado de archivos: utiliza esta infografía para conocer cómo proteger los documentos que envíes a través de la herramienta de comunicación. Link
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Puedo utilizar la herramienta desde mi teléfono móvil? Sí, este tipo de plataformas se pueden utilizar fácilmente desde varios dispositivos simultáneamente. Sin embargo, el teléfono móvil debe ser un smartphone.
- ¿Me llevará mucho tiempo implementar la herramienta? No, de hecho, la implementación puede hacerse de manera casi instantánea instalando una aplicación y creando un usuario.
- ¿Cuál es su coste? Los costes varían dependiendo del proveedor y el número de usuarios que se requieran. Sin embargo, muchas herramientas ofrecen planes gratuitos y económicos.
- ¿Qué hago si la herramienta falla? La mayoría de este tipo de plataformas ofrecen soporte técnico o recursos de autoayuda.
© 2024 AGAPA. Todos los derechos reservados.