Plataformas de colaboración en la nube.
Organización, comunicación y talento.
Trabajar con documentos impresos y almacenados físicamente puede hacer que tus procesos sean lentos y complicados, llevando a confusiones sobre las versiones de los documentos, duplicando esfuerzos en la búsqueda de archivos y, en general, aumentando los tiempos de respuesta.
Te proponemos estas plataformas ya que son una solución eficaz y asequible para que tu explotación agraria o pyme rural obtenga una comunicación más fluida y un control más preciso de la información.
Son herramientas digitales que permiten a tus trabajadores desempeñar sus tareas de forma simultáneamente en documentos y archivos almacenados en línea, favoreciendo la colaboración y comunicación instantánea.
Al fin y al cabo, las plataformas de colaboración en la nube no solo facilitan la interacción diaria, sino que transforman el trabajo colaborativo de tu negocio, permitiendo el acceso a documentos desde cualquier lugar y promoviendo una cultura de trabajo más flexible.
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal es mejorar la eficiencia y efectividad del trabajo en equipo, permitiendo una mejor gestión de datos, y mayor accesibilidad y seguridad de la información. Por otro lado:
Eficiencia
Aumentarás la eficiencia permitiendo el trabajo simultáneo de varios miembros del equipo, reduciendo los cuellos de botella y aumentando la agilidad en los flujos de tareas.
Protección de la información
Cumplirás con la LGPD, ya que la mayor parte de este tipo de plataformas cuentan con medidas de protección de datos y permisos de acceso.
Ahorro en costes
Reducirás los costes fijos asociados a la inversión en servidores físicos, equipos de red y espacio de almacenamiento, así como los gastos de impresión de documentos y cuidados de los archivos.
Colaboración
Mejorarás la colaboración mediante la interacción en tiempo real, permitiendo la retroalimentación entre los miembros del equipo y la ejecución de ajustes rápidos y mejoras.
Toma de decisiones
Mejorarás la toma de decisiones garantizando que tu equipo lleve a cabo sus tareas con datos fiables y actualizados, evitando confusiones y fomentando la eficiencia.
Productividad
Impulsarás la productividad permitiendo un flujo de trabajo ininterrumpido gracias al acceso desde cualquier lugar, y eliminando la necesidad de elevar solicitudes para obtener información.
Impacto Medioambiental
Reducirás el consumo de papel, la inversión en servidores físicos y espacio para almacenar archivos, fomentando procesos más sostenibles y respetuosos con el medioambiente.
Reducción de riesgos
Mejorarás la adaptación a los cambios del mercado reduciendo la necesidad de adaptar la infraestructura física o aumentar espacio de almacenamiento físico, y aumentarás la protección de los datos sensibles del negocio.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Analiza la forma de trabajo de tu negocio: conoce cómo se lleva a cabo la recopilación, almacenamiento y elaboración de documentos, así como la comunicación entre tus empleados. Por ejemplo:
- ¿Cuántos archivos almacenamos de forma física?
- ¿Cuánto tiempo se emplea en buscar documentos?
- ¿Cuánto espacio físico se destina al almacenamiento de documentos?
Esto te ayudará a comparar la diferencia entre ambos métodos y verificar el impacto que la solución tiene en tu negocio.
- Estima tus necesidades: identifica las áreas de mejora en tu metodología de trabajo y define los objetivos que quieres lograr mediante las plataformas en la nube. Por ejemplo: si quieres reducir el volumen de archivos físico, plantea la implementación de almacenamiento de documentos en la nube.
- Selecciona el tipo de nube y opciones de plataformas: decide qué tipo de nube quieres implementar:
- Nube pública: son el tipo más común y recomendable para comenzar. Se administran a través del buscador web en internet.
- Nube privada: se ubica físicamente en un centro de datos en el negocio o mediante un proveedor de servicios externo.
- Nube híbrida: permite mover los datos en ambos entornos.
Además, deberás seleccionar el tipo de plataforma según la funcionalidad que requieras en tu negocio. Por ejemplo: existen plataformas para crear canales de chat, compartir archivos, organizar equipos, etc.
- Migra los datos y configura permisos: asegura que solo el personal autorizado tenga acceso a la información, y transfiere los documentos actuales a la nube. Organiza los archivos y planifica la nueva metodología de trabajo.
- Transmite la nueva metodología: implementa la plataforma y proporciona formación a tus empleados para que empleen la nueva plataforma en su operativa diaria.
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Formación
Capacita al personal para que adquieran los conocimientos digitales básicos y aprovechamiento de las herramientas colaborativas, así como concienciación en medidas de seguridad de datos.
Permisos
Suscríbete a las diferentes herramientas y software colaborativos, que cumplan con los estándares de seguridad y la LGPD.
Conectividad
Asegúrate de tener acceso a una conexión wifi segura y estable en el lugar de trabajo.
Infraestructuras
Cuenta con herramientas y software con acceso seguro desde cualquier ubicación y especializados en diferentes áreas colaborativas como la gestión documental, ticketing o gestión de operaciones.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
Si estás interesado en acceder a más información sobre la manera en la que las plataformas de colaboración en la nube pueden impactar de manera positiva en el camino hacia la transformación digital de tu explotación/pyme, te dejamos algunos recursos de interés:
- ¿Cómo montar una oficina virtual con el Kit Digital?: gracias al Kit Digital, podrás integrar en tu negocio soluciones interactivas que fomenten la colaboración eficiente entre los trabajadores de tu pyme. Link
- Desbloquea tu negocio: el poder de la nube para pymes y autónomos: en el mundo empresarial actual, la nube se ha convertido en un aliado fundamental para las pequeñas y medianas empresas, así como para los autónomos. Pero ¿qué es la nube? Link
- Almacenamiento en la nube: adquiere conocimientos y habilidades que te permitirán valorar qué tipo de servicio de almacenamiento online necesitas para tí, a nivel personal, o para tu empresa y manejarte en aplicaciones destinadas a este fin tanto en smartphone como en PC. Link
- Cómo hacer más eficiente tu pyme con los servicios en la nube: descubre cómo los servicios en la nube permiten a las empresas adoptar de mejor manera la digitalización de sus procesos internos y externos, impulsando y potenciando su digitalización. Link
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Cuál es el coste de trabajar en la nube? Por lo general, existen diferentes planes de precios en cada plataforma y varía en función de la complejidad de las operaciones que se vayan a realizar.
- ¿Necesito contratar un equipo experto? La implementación tan solo se limita a ciertas configuraciones iniciales que no requieren de conocimientos avanzados en tecnologías.
- ¿La información de mi negocio estará protegida? Sí, las plataformas en la nube suelen contar con cifrado avanzado, autenticación de dos factores y otros protocolos de seguridad que protegen los datos.
- ¿Las plataformas en la nube funcionan en todos los dispositivos? Sí, la mayoría son compatibles en diversos dispositivos, como ordenadores portátiles, tablets y smartphones.
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