Soluciones automatizadas de atención al cliente.
Experiencia del cliente.
La atención al cliente es una parte importante de los procesos operativos de cualquier tipo de negocio, ya que esto implica atender y resolver las inquietudes de los clientes.
Así, es importante entender si tu empresa mantiene un contacto directo con el cliente, para en caso afirmativo, implantar alguna herramienta automatizada de atención al cliente.
Hacemos referencia a integrar sistemas o aplicaciones diseñadas para almacenar y organizar el contacto que, desde el exterior, los clientes, llevan a cabo con tu pyme rural o explotación agraria en el proceso de compra de tus productos o servicios. Esta automatización trae consigo una mejora significativa en la rapidez y exactitud del servicio, aunque el contacto humano no desaparecerá, simplemente se complementará con tecnología avanzada.
En este sentido, podrás mejorar la satisfacción del cliente, ya que te permiten mejorar la resolución de consultas y acceder a los historiales de atenciones desde cualquier dispositivo y ubicación con internet de manera segura, protegiendo la privacidad de los datos de los clientes y asegurando un mejor servicio.
PARA QUÉ SIRVE Y POR QUÉ ES IMPORTANTE
El objetivo principal es mejorar la eficiencia en la gestión y manipulación de datos de los clientes a través de la automatización de soluciones digitales. Por otro lado:
Satisfacción
Aumentarás la satisfacción de tu cliente al proporcionar respuestas rápidas y precisas, reduciendo los tiempos de espera y mejorando su experiencia.
Colaboración
Permitirás que tus clientes puedan recibir asistencia en cualquier momento del día, incluso fuera del horario laboral, gracias a los chatbots y sistemas de respuesta automática.
Eficiencia
Aumentarás la eficiencia operativa de tu empresa gracias a la automatización de las tareas repetitivas, permitiendo que tu equipo se enfoque en resolver problemas más complejos y personalizados.
Ahorro en costes
Reducirás tus costes operativos, ya que con la implementación de soluciones automatizadas puedes disminuir la necesidad de personal de atención al cliente y reducir los errores humanos.
CÓMO PUEDES PONERLO EN MARCHA
Los pasos a seguir para la puesta en marcha de la actuación son los siguientes:
- Analiza las necesidades de tu empresa: evalúa la situación actual de tu negocio y define claramente las necesidades de atención al cliente que tienes.
- ¿Por qué es importante evaluar la situación actual de tu negocio antes de definir las necesidades de atención al cliente?
- ¿Cómo puede tu empresa medir su situación actual?
- ¿Qué herramientas o métodos serían más útiles para realizar esta evaluación?
- ¿Qué beneficios trae para una empresa entender bien sus necesidades de atención de sus clientes?
- Investiga las herramientas disponibles: existe una gran variedad de herramientas automatizadas de atención al cliente en el mercado, como chatbots, sistemas de respuesta automática, y plataformas de gestión de relaciones con clientes (CRM). Analiza y compáralas para ver cuál se ajusta mejor a tus necesidades y objetivos.
- Prepara la infraestructura: asegúrate de que tu infraestructura cumple con los requisitos de la herramienta seleccionada, es decir, que los servidores, la capacidad de almacenamiento y los dispositivos te permiten instalar estos programas. Verifica la compatibilidad con tus sistemas existentes.
- Configuración y personalización: configura la herramienta según las necesidades específicas de tu empresa.
- ¿Qué necesito instalar en mi sistema?
- ¿Cómo puedo configurar las opciones básicas (idioma, horario, etc.)?
- ¿Cómo doy acceso a mis empleados?
- ¿Cómo configuro los flujos de trabajo automatizados?
- Integración con otros sistemas: asegúrate de que la solución automatizada se integra bien con otros sistemas que ya utilizas para una experiencia de usuario coherente y sin problemas.
- Entrenamiento y capacitación: comprueba que el personal que va a encargarse de la atención al cliente con el uso de la nueva herramienta tiene todos los conocimientos necesarios para un correcto uso de la misma.
- Mantenimiento y actualización: permanece atento a posibles nuevas actualizaciones o funciones de la herramienta, para así poder sacarle el máximo partido posible.
QUÉ DEBES TENER EN CUENTA
Permisos
Facilítale el acceso a la herramienta a aquellos trabajadores que vayan a encargarse de las soluciones automatizadas.
Volumen
Ten en cuenta el volumen de las consultas y solicitudes que recibes para seleccionar la herramienta adecuada. Algunas soluciones son mejores para manejar grandes volúmenes de consultas.
Visión
Ten una visión clara de los procesos que componen tu atención al cliente.
Formación
Forma a tus trabajadores que van a hacer uso de las nuevas herramientas de gestión de la atención al cliente.
CONOCE MÁS SOBRE ESTA INICIATIVA
FINANCIACIÓN DISPONIBLE
Si estás buscando algún tipo de financiación que te ayude a impulsar tu transformación hacia la digitalización, aquí te dejamos algunas fuentes disponibles:
- Kit digital: programa impulsado por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que te ofrece subvenciones y recursos para la digitalización de pymes y autónomos. Podrás acceder a esta financiación de manera sencilla y financia muchas de las posibles herramientas que tengas que plantear para tu transformación digital. Puedes obtener más información en el siguiente link.
- TICCámaras: ayuda económica de las Cámaras de Comercio para potenciar la transformación digital en pymes. Infórmate sobre la convocatoria de tu provincia: Link
PREGUNTAS FRECUENTES
- ¿Cómo puede beneficiar una solución automatizada de atención al cliente a mi empresa? Puede mejorar la eficiencia operativa al manejar consultas repetitivas, reducir los tiempos de espera, proporcionar soporte las 24 horas, y liberar al personal humano para que se concentre en problemas más complejos. También mejora la experiencia del cliente al ofrecer respuestas rápidas y precisas.
- ¿Cómo garantizo la seguridad de los datos de mis clientes en una solución de este tipo? Elige una solución con medidas de seguridad robustas como encriptación de datos, control de acceso, autenticación de dos factores y auditorías de seguridad regulares. Además, asegúrate de que la solución cumpla con las normativas de privacidad de datos.
- ¿Cuánto tiempo se estima para la implementación de una solución automatizada de atención al cliente? Los tiempos pueden variar según la complejidad de la herramienta y el tamaño de la empresa, pero aquí hay un ejemplo de plazos estimados:
- Un máximo de 15 días para la adquisición de la licencia.
- Entre 1 y 3 meses para la integración con sistemas existentes y pruebas de funcionalidad.
- Aproximadamente 1 semana para proporcionar la formación necesaria a los empleados encargados de la gestión.
- ¿Qué tipo de formación necesitará mi personal para usar estas herramientas? La formación puede incluir el uso básico del sistema, prácticas de seguridad, gestión y respuesta a consultas, etc. Muchos proveedores ofrecen capacitación y soporte continuo para asegurarte que el personal esté bien preparado para utilizar la herramienta eficientemente.
- ¿Qué tipo de herramientas puedo implementar? Para implementar soluciones automatizadas de atención al cliente, existen varias herramientas:
- Chatbots.
- Sistemas de tickets y gestión de incidencias.
- Asistentes virtuales.
- Automatización de respuestas.
- Software de gestión de tickets.
- Plataformas de mensajería automatizada (SMS, WhatsApp o RRSS).
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